Sourçage des marchés publics : rencontrer l’acheteur avant l’appel d’offres
Le sourçage est la phase où l’acheteur public étudie le marché avant de rédiger son cahier des charges. C’est le moment où une PME a le plus d’influence, et le plus légal qui soit.
Ce que dit le droit
L’article R2111-1 du Code de la commande publique dispose qu’« afin de préparer la passation d’un marché, l’acheteur peut effectuer des consultations ou réaliser des études de marché, solliciter des avis ou informer les opérateurs économiques de son projet et de ses exigences ». La seule limite : ces échanges ne doivent pas fausser la concurrence ni violer les principes d’égalité de traitement et de transparence.
Autrement dit, vous pouvez présenter votre entreprise et vos solutions, et décrire les pratiques du marché. Vous ne pouvez pas rédiger le cahier des charges à la place de l’acheteur ni obtenir d’informations que vos concurrents n’auraient pas.
Le bon moment
Le cahier des charges est généralement rédigé 3 à 9 mois avant la publication. Après, il est trop tard pour faire évoluer le besoin. C’est pourquoi Amont signale les marchés dès que leur fenêtre de publication approche, avec le badge « Idéal pour le sourçage ».
Comment s’y prendre, en 5 étapes
- Identifiez le bon interlocuteur. Le service de la commande publique pour la procédure, le service prescripteur (technique, restauration, informatique…) pour le besoin. Les avis précédents au BOAMP mentionnent souvent un contact.
- Préparez un message court qui part du contrat en cours : « Votre contrat de [objet] arrive à échéance en [mois]. Nous accompagnons des collectivités comparables sur [bénéfice concret]. Seriez-vous disponible pour un échange de 20 minutes dans le cadre de votre sourçage ? »
- Écoutez plus que vous ne parlez. Qu’est-ce qui fonctionne bien avec le prestataire actuel ? Qu’est-ce qui doit changer ? Quelles contraintes budgétaires, quels enjeux environnementaux ou sociaux ?
- Apportez une information utile : un retour d’expérience, une innovation, une variante qui fait baisser le coût global. L’acheteur pourra l’autoriser dans son futur cahier des charges.
- Préparez-vous pour le jour J : dossier administratif, références, partenaires ou cotraitants éventuels. Quand l’avis paraît, vous n’avez plus qu’à rédiger un mémoire technique qui répond à un besoin que vous comprenez.
Les erreurs à éviter
- Contacter l’acheteur après la publication de l’avis : les échanges passent alors uniquement par la plateforme de dématérialisation.
- Proposer un cadeau, une invitation ou toute contrepartie.
- Vouloir imposer une marque ou une solution propriétaire dans le cahier des charges.
Dans Amont, le bouton « Préparer ma prise de contact » rédige pour chaque marché un premier e-mail et une trame de rendez-vous à partir de l’historique de l’acheteur. Essayer gratuitement